Formations santé – Efficience et logistique hospitalière

Maitriser et optimiser les stocks

La logistique est encore trop peu investie en santé, alors que des gains considérables sont possibles à faible investissement. Elle est acceptable socialement car elle n’a pas pour but frontal de diminuer les ETP, mais bien de fluidifier et donc diminuer le stress de l’ensemble des agents, soignants et logisticiens. Et la DGOS et les économats insistent sur la réduction des stocks, alors que le vrai objectif est le juste stock, ni trop ni pas assez. Une incantation “-20 %” est inopérante.

Ce stage vous transmettra les bonnes pratiques reconnues internationalement. Et d’identifier les voies de progrès immédiates à court terme et incontournables à moyen et long terme.

Enfin face aux changements organisationnels induits, les rôles soignant et logistique (référent logistique) seront clarifiés. D’où une coopération renforcée entre soignants et logisticiens qui permet de dégager du temps soignant.

Nota : cette formation est globalement celle donnée pour l’ANFH dès 2014, où nous avons été les 1ers à donner des formations orientées logistique.

Objectifs pédagogiques

À la fin de la formation, le stagiaire sera capable de :

· Savoir déployer des standards reconnus, leurs avantage et limites : seuil de réapprovisionnements ou réapprovisionnements périodique, stock de sécurité.

· Savoir optimiser les coûts complets de commande au moyen de la quantité économique de commande.

· Connaître les avantages et prérequis du plein-vide.

· Connaître les nouveaux modes de collaboration client-fournisseur, indispensables à terme.

· Savoir définir des éléments de politique de gestion des stocks par famille d’article.
→ Choisir à bon escient entre dotation, plein-vide, stock mini, besoin strict, stock de sécurité…
→ Connaître les seules 3 formules indispensables et les avoir appliquées pour en visualiser toute la pertinence.
→ Savoir identifier les gains associés en termes financiers, de m² et de précieux temps soignant libéré.

· Établir un contrat de service entre soignants et fonctions support/logisticiens.

Public cible :

· Magasin, PUI, arsenal.

· Achats-approvisionnements, logistique, achats, économat.

· Cadres, IBODE, pharmaciens et préparateurs.

Durée de la formation :

· 2 jours.

· Accompagnement complémentaire : 1 jour.
Nous constatons qu’à la suite des 2 jours, même si nous appliquons les “formules” pour des articles type de chaque apprenant, il y a après peu d’application. Aussi nous proposons un 3e jour de mise en œuvre.

→ Soit en travaillant sur les données de votre établissement pour calculer sur Excel les stocks de sécurité, seuils, stocks moyens, gains possibles, fréquence optimale des approvisionnements et des distributions, etc.

→ Soit en établissant un plan d’action structuré, simple et objectivé pour un service/pôle.
→ En priorisant : court, moyen et long terme.
→ En estimant des ordres de grandeur des coûts et bénéfices des actions de progrès possibles.

Les bonnes pratiques de l’économat

Les bonnes pratiques de l’économat consistant à limiter les dépenses mensuelles sont contre-productives et vont contre le principe de coût complet de commande. Car il faut établir un compromis entre le coût de stockage et le coût complet de commande. Or le coût de gestion par ligne de commande est de 100 €, alors que l’achat par ligne en hôpital est en moyenne de 25 €.

C’est un peu comme si nous allions au supermarché mais n’y restions que 2 minutes pour ne pas trop dépenser ou parce que notre frigo est trop petit.

Comment donc mieux optimiser son temps et son argent (€ en stock, m², etc.) ?

Autre problématique trop souvent ignorée, une base article non fiable induit un surplus de travail : plus d’articles à gérer, plus de commandes, plus de ruptures (et d’urgences) tout en ayant des surstocks. En rationalisant une base article, il est possible d’absorber +40 % d’activité tout en ne faisant plus aucune heure supplémentaires.

Programme

Introduction.

· La logistique : vers une vision transverse et globale des flux.

● Transposition aux parcours, GCS et GHT.

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Les bases : maîtriser son stock, ni trop ni pas assez.

· Le stock est nécessaire mais coûteux.

· Penser en coût complet de commande : optimiser le stock avec la quantité économique de commande.

● Faut-il approvisionner par avion ou par bateau ? Cela dépend…
● Application de la QEC à vos articles emblématiques : les gains sont souvent de 80 % en gestion et 20 % en stock.
● Budget mensuel, franco de port, dispensation journalière : de fausses bonnes pistes.

· Les techniques standard d’approvisionnements : les connaître et les choisir à bon escient.

● Avant de se précipiter à “calculer”, choisir le mode adapté à chacune de mes familles d’articles.

· Seuil, périodique, “min-max”, etc., dotation ou plein-vide.

· Stock de sécurité : quels sont les 2 facteurs le justifiant.

● Avant les calculs, quels sont les 2 facteurs justifiant le stock de sécurité ?

· Au bilan, ni trop ni pas assez de stock.

● Votre couverture de stock : avez-vous des objectifs par famille d’article ? Et celle-ci vous semble-t-elle adaptée aux caractéristiques de vos articles ?
● Estimer le stock objectif, notamment pour nos comptables (et leurs banquiers).

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Les différentes composantes de la gestion des stocks : appros, magasinage, distribution, transport.

· Achats-Approvisionnements “sur stock mini”.

– Le stock de sécurité.

· Distribution dans les services.

● Dotation ou plein-vide ?
● Simulation du plein-vide pour en visualiser les bénéfices pour l’ensemble des acteurs.

· Transports.

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Ne pas négliger la gestion “physique” des stocks “physique”.

· Les inventaires : non, la loi n’impose pas d’inventaire annuel de toutes les références.

● Les inventaires à Airbus, chez Bosch, au CH…
● Les inventaires sont pénibles : comment en faire 2 fois moins pour 3 fois plus d’utilité, tout en respectant les lois ?

· Le magasin : 5S, Management visuel.

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Maîtriser la fiabilité du processus d’approvisionnements : base article et SIH.

· Maîtrise de la base articles.

● 1 % d’erreur de stock est tolérable, 1 % sur les demandes récurrentes l’est beaucoup moins.

· Quelles sont les fonctionnalités d’un SIH approvisionnements “standard” ?

● Les fonctionnalités des SIH sont faibles. Il faut cependant en tirer profit.

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Synthèse : définir une stratégie logistique.

· Quelques grands principes de gestion des flux, notamment la gestion différentiée des flux, soit optimiser les flux logistiques par famille d’article.

● Nous ne faisons pas toutes nos courses à l’hypermarché.

· Maîtriser et arbitrer enfin les principaux compromis à réaliser : coût du stock, coût des commandes, impact des ruptures, criticité de l’article.

· Clarifier le partage des tâches entre soignants et logisticiens.

● Réaliser une fiche de poste de référent logistique.
● Proposer un contrat de service : ses composantes essentielles.
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Pour le plus long terme, mais incontournable : les nouveaux modes de collaboration client-fournisseur.

● Mise en situation “Jeu de la bière”.

· Les nouveaux modes de contractualisation : plans d’approvisionnements glissants, jouer “gagnant-gagnant”.

● Gagner 18 % en achat en 1 h de négociation. Et 5 % tous les ans.

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● Travaux pratiques. ● Retours d’expérience.

Efficience et logistique hospitalière, nos autres formations :

› Le plein-vide

› MP : développer le partenariat fournisseurs (bientôt en ligne)

› MP : diminuer les coûts avec la logistique (bientôt en ligne)

› GHT et efficience (bientôt en ligne)