Formations santé – Coordination transverse, parcours patients
Libérer du temps soignant et favoriser la coopération en déployant le “référent logistique”
Nous avons vu dans les couloirs d’une clinique des affiches “Les stocks sont l’affaire de tous”. Mais on sait bien que trop de mains ne font pas un bon gâteau, au contraire. Si tous les soignants gèrent les stocks à tour de rôle, alors les pratiques dérivent vite et ne sont jamais harmonisées. Et tout le monde y est perdant. Cela induit beaucoup d’urgences et des rapports tendus entre fonctions support et soignants.
On réalise alors que le mieux est “à chacun son métier” soit que les fonctions support reprennent à leur compte le plus possible la “gestion de tous les stocks”, soit créer le rôle de “référent logistique”. Un avantage est qu’il est naturellement motivé par avoir des commandes des services mieux maîtrisées, des réserves mieux rangées.
· Au final même avec plus de taches, le référent logistique gagne du temps.
· Il n’y a donc pas que des gains de libération de temps soignant.
Ceci est cohérent avec le souhait de la DGOS de réorienter la logistique vers des actions permettant de libérer du temps soignant.
Objectifs pédagogiques
À la fin de la formation, le stagiaire sera capable de :
· Comprendre la logique quantitative et qualitative qui incite à recentrer la gestion de tous les magasins, les magasins “centraux” et les magasins “déportés”, autour d’un “référent logistique” qui gère ces stocks de bout en bout.
· S’assurer d’en tirer tous les bénéfices possibles, en dégageant du temps soignant et aussi logistique.
→ Prendre en compte le coût complet de commande pour définir la fréquence optimale des transferts, et ainsi alléger le travail de la logistique/support.
→ Pour le référent logistique, choisir la meilleure méthodologie de réassort des réserves par famille d’article.
· Améliorer en continu en institutionnalisant un dialogue régulier entre soignants et logistique.
· Mise en situation, soit dans le cas de votre établissement.
→ Rédiger une fiche de poste référent logistique pour bien anticiper les impacts organisationnels et clarifier ses relations avec les prescripteurs.
→ Évaluer l’impact en termes d’ETP pour la logistique et les soignants.
Public cible :
· Magasin, PUI, arsenal.
· Achats-approvisionnements, logistique, achats, économat.
· Cadres, IBODE, pharmacien et préparateurs.
Durée de la formation :
· 2 jours.
Rex
Rex : une fonction support plus complète sans surcoût et du temps soignant libéré dès 2014.
Dans la première clinique privée de France, le déploiement dès 2014 du référent logistique a permis de gagner 8 ETP soignants, s’est fait sans ETP logistique en plus malgré un rôle bien plus complet (gestion et rangement des réserves, commandes des services), mais rationalisé et sécurisé. Et puisque l’interlocuteur des services est toujours le même, un vrai dialogue s’instaure entre services et logistique, pour discuter des problèmes et imaginer ensemble des améliorations.
Programme
Introduction, principes essentiels de gestion des flux de produits.
- ● Rexs issus de l’industrie, Rexs issus de la santé.
· Une fonction plus ou moins étendue, qui peut aller jusqu’à reprendre les commandes des étages.
- ● Des déploiements différents d’un établissement à l’autre : ClRp, CHU Lctr et SnR.
· Les principes et les gains associés.
- ● Principes issus de la meilleure “usine” du monde : Toyota.
- ● Gains obtenus dans la 1re clinique privée de France.
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Visualiser les bénéfices potentiels pour chacune des parties prenantes.
· Meilleure optimisation des stocks et de leur distribution.
· Établir un compromis entre surcoût de possession des stocks et coût complet de commande.
- ● Définir la fréquence optimale des transferts pour vos articles emblématiques, pour s’investir avant tout sur les articles qui en valent la peine.
· Plus de collaboration entre fonctions support et soignants.
– Un rangement beaucoup plus propre, et pratique : 5S, etc.
- ● Les 5S : appliquez-les à vos familles d’articles.
- – Une base article bien plus fiable et qui facilité les recherches.
- ● Regardons notre base article : doublons ? triplons ? recherche facile des articles ?
- – Analyser les consommations et mettre à jour les seuils de réappros.
· Une seule interface entre le support et les soignants, qui permet de mieux cerner les besoins et consommations.
- – Adapter les paramètres de gestion des articles.
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Mise en œuvre pratico-pratique.
· Marquer le “stock mini”.
- – Calcul du seuil.
– Calcul du stock de sécurité.
· Faciliter l’identification avec des photos.
· Déployer quand cela est pertinent le plein-vide.
- – Les principes.
– Les points de vigilance.
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Clarifier les rôles, anticiper les impacts organisationnels.
· Le process de création du référent logistique : montée en puissance, prise de fonction progressive.
· Le rattachement hiérarchique : au support, aux différents services consommateurs et prescripteurs.
· Des critères d’acceptation des demandes urgentes qui doivent être clarifiés.
- ● Rédiger une fiche de poste référent logistique, structurer des réunions de coordination structurées entre le support et les soignants.
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Améliorer encore plus la gestion des stocks.
· Adapter les méthodologies aux familles d’articles.
- ● Dotation “fixe”, dotation, recomplètement, seuil, stock mini, stock maxi, plein-vide, au besoin strict : lequel est le meilleur ?
· Définir le juste stock de sécurité pour pallier aux urgences et aléas.
- ● Quelles urgences couvrir ? Toutes ?
· Éviter les excès : sur stock ou ruptures.
- – Avoir le juste stock, ni trop ni pas assez, nécessaire et suffisant.
· Tirer profit du SIH pour établir des statistiques de consommation.
- ● Revue des SIH “gestion des stocks”, de leurs faiblesses mais aussi de leurs quelques forces.
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Les points de vigilance.
· Une base article fiable rapporte énormément.
· Tirer profit des quelques fonctionnalités d’appros du SIH fait gagner beaucoup de temps.
· Revoir périodiquement les consommations.
- – Obtenir des prévisions (même grossières) de la part des soignants, en fonction de l’activité prévue.
· S’assurer d’une réelle meilleure coordination entre support et soignants en définissant le process associé.
· Bien définir le process des demandes urgentes.
- – Ne pas les bloquer de manière abusive ou unilatérale.
– Mais aussi ne pas en abuser.
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● Travaux pratiques. ● Retours d’expérience.
Coordination transverse, parcours patients, nos autres formations :
› Bonnes pratiques de pilotage des flux
› Co-construire les parcours et process
› Amélioration continue, plans d’actions
› Déployer une IDE CO (bientôt en ligne)